Retrospektiven: so steigern sie die Teamleistung

Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung sind Schlüsselkompetenzen für erfolgreiche Unternehmen. Die Teamleistung zu steigern, ist eine der wichtigsten Aufgaben von Projektleitern.  Ein wichtiges Instrument, um Prozesse und Teamleistung zu optimieren, sind Retrospektiven. Diese sind aus agilen Umfeldern bekannt, bieten aber auch klassisch arbeitenden Projektteam große Vorteile.

Was ist eine Retrospektive?

Ein Retrospektiven-Event ist u.a. in Scrum ein systematischer Ansatz, bei dem ein Team über seine bisherige Leistung, die geleistete Arbeit und die zwischenmenschliche Interaktion reflektiert. Diese Events finden regelmäßig statt (in Scrum als letzte Aktivität in jedem Sprint), um so eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen und in zukünftigen Projekten oder Arbeitszyklen besser zu performen.

In einer Retrospektive betrachtet das Team sowohl seine Stärken als auch seine Schwächen. Es ist sowohl eine Gelegenheit, die Erfolge zu feiern und sich gleichzeitig ehrlich über die Herausforderungen und Stolpersteine auszutauschen, die im aktuellen Projekt aufgetreten sind. Dieser Prozess ist nicht nur eine Bewertung der technischen oder operativen Aspekte der Arbeit, sondern berücksichtigt auch menschliche Faktoren wie Kommunikation, Zusammenarbeit und Teamdynamik.

Die Grundidee der Retrospektive findet sich im 12. Prinzip des agilen Manifests:

„In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.“

Agiles Manifest

Ein wichtiger Aspekt von Retrospektiven ist, dass sie in einer vertrauensvollen Atmosphäre abgehalten werden sollten. Das bedeutet, dass Teammitglieder sich sicher fühlen sollten, ihre Meinungen und Gefühle offen zu teilen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen.

Wer nimmt an der Retrospektive teil?

Der Teilnehmerkreis einer Retrospektive umfasst in der Regel alle Teammitglieder, von Entwicklern über Designer bis hin zu Produktmanagern und Scrum Mastern. Bei Bedarf können auch externe Personen oder Stakeholder eingeladen werden, um eine andere Perspektive oder Expertise einzubringen. Dies kann besonders wertvoll sein, wenn externe Faktoren das Team beeinflusst haben oder wenn Input von außerhalb des Kern-Teams benötigt wird.

Folgende Personen sollten immer an den Retrospektiven teilnehmen:

• ein Product Owner (oder die fachliche Projektleitung)

• alle weiteren Teammitglieder
• ein Teamcoach

Retrospektiven: Nicht nur für agile Teams

Ein weit verbreiteter Glaube ist, dass Retrospektiven ausschließlich für agile Teams gedacht sind und somit auch nur von diesen durchgeführt jeden. Dies ist jedoch keineswegs so. Auch wenn sie ihren Ursprung in der agilen Entwicklung haben, können Retrospektiven für alle Teamstrukturen wertvoll sein. Dies gilt besonders für klassische Teams, die eventuell bereits mit dem Ansatz vertraut sind, am Ende eines Projekts Gelerntes in Form eines “Lessons-Learned”-Meetings zu reflektieren und für die Nachwelt festzuhalten. Während solche Veranstaltungen auch weiterhin einen großen Wert haben, bietet die Retrospektive den Vorteil, darüber hinaus regelmäßig bereits im Laufe eines Projekts Reflexionen und Anpassungen zu ermöglichen.

Häufigkeit von Retrospektiven

Für die Durchführung von Retrospektiven ist somit ein regelmäßiger Rhythmus entscheidend. Ein Zeitraum von einigen Wochen bis zu einigen Monaten zwischen den Retrospektiven ist ideal. Dies ermöglicht den Teams, Änderungen zu implementieren und die Auswirkungen dieser Änderungen zu beobachten, bevor sie erneut reflektieren.

Das Herzstück: Kontinuierliche Prozessverbesserung (KVP)

Die kontinuierliche Prozessverbesserung, oft abgekürzt als KVP, stellt den Kerngedanken jeder Retrospektive dar. Sie basiert auf dem Gedanken, dass es immer Möglichkeiten gibt, Prozesse zu optimieren, Arbeitsabläufe zu verbessern und somit die Gesamteffizienz eines Teams zu steigern. Dabei sind keine radikalen Veränderungen notwendig, sondern kleine, inkrementelle Verbesserungen, die im Laufe der Zeit zu deutlich besseren Ergebnissen führen können.

In einer Retrospektive geht es nicht nur darum, Probleme oder Herausforderungen zu identifizieren, sondern auch darum, Erfolge und das, was gut funktioniert hat, zu feiern. Dies schafft ein Gleichgewicht zwischen positiver Verstärkung und dem Erkennen von Bereichen, die Verbesserungen benötigen. Das Hauptziel ist es, eine Umgebung der kontinuierlichen Lern- und Anpassungsbereitschaft zu schaffen.

Durch die Berücksichtigung von KVP in Retrospektiven können Teams eine konstruktive Feedback-Kultur entwickeln, in der jedes Mitglied ermutigt wird, eigene Perspektiven und Ideen beizutragen. Das Ergebnis ist ein dynamisches, sich weiterentwickelndes Team, welches seine Effizienz stetig verbessert.

Wie führt man eine erfolgreiche Retrospektive durch?

Um eine effektive Retrospektive durchzuführen, sollten Teams folgende Punkte beachten:

• Klare Ziele und Erwartungen für das Event festlegen.
• Die aktive Teilnahme aller Teammitglieder fördern.
• Eine Umgebung schaffen, in der sich alle sicher fühlen, ihre Gedanken und Meinungen zu teilen.
• Daten über die aktuelle Teamleistung sammeln und analysieren.
• Konkrete Maßnahmen identifizieren und auswählen.
• Den Fortschritt regelmäßig überwachen und in nachfolgenden Retrospektiven überprüfen.

Werkzeuge und Methoden für Retrospektiven

Es gibt viele verschiedene Moderationsformate und Techniken, die Teams nutzen können. Einige davon sind auf Websites wie Retromat zu finden. Techniken wie „Liberating Structures“ sind besonders nützlich, um die Kreativität innerhalb des Teams zu fördern und zu nutzen.

Allerdings sollte das Team auch nicht durch zu viele Methoden überfordert werden: weniger ist hier oft mehr. 1-2 Techniken pro Retrospektive sind ausreichend. Bei der Auswahl der Technik ist darauf zu achten, dass sie zum jeweiligen Team passt. Methoden wie “Writing The Unspeakable“ setzen voraus, dass das Team bereits sehr vertraut miteinander ist. Gerade wenn die Retrospektive neu eingeführt wird empfiehlt es sich auf leichtere Methoden wie “Starfish” zu setzen.

Abschlussgedanken

Retrospektiven sind ein mächtiges Werkzeug für Teams jeder Art und Größe. Sie bieten die Möglichkeit, regelmäßig innezuhalten, zu reflektieren und als Team zu wachsen. Wenn sie richtig durchgeführt werden, können Retrospektiven einen signifikanten Einfluss auf die Teamleistung und das allgemeine Wohlbefinden des Teams haben. Es lohnt sich, sie in den Arbeitsalltag zu integrieren.