Für erfolgreiche Projekte ist die richtige Abschätzung des Aufwands von entscheidender Bedeutung. Sie bildet das Fundament für die Planung, Ressourcenallokation und das Zeitmanagement. Doch die Frage, wer diese Schätzungen vornehmen sollte, ist oft Gegenstand von Diskussionen in Unternehmen. Sollte es die Aufgabe des Managements sein, den Zeitaufwand zu bestimmen? Oder sind die Mitarbeitenden, die die Aufgaben tatsächlich ausführen, besser dafür geeignet? Die Entscheidung, wer den Aufwand schätzt, kann tiefgreifende Auswirkungen auf die Projektplanung, die Teamdynamik und letztlich auf die erfolgreiche Durchführung des Projekts haben.
Wer trifft die Entscheidung?
In vielen Unternehmen wird traditionell von Führungskräften oder Projektleiter:innen erwartet, dass sie den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben schätzen. Dies basiert oft auf historischen Daten oder allgemeinen Erfahrungswerten. Doch stellt sich die Frage: Ist das wirklich der beste Ansatz? Die Führungsebene mag zwar einen Überblick über das gesamte Projekt haben, aber die detaillierten Kenntnisse über spezifische Aufgaben liegen oft bei den Mitarbeitenden, die sie ausführen. Daher könnte es sinnvoller sein, die Person, die die Arbeit tatsächlich ausführt, ihre eigene Zeit schätzen zu lassen. Sie kennt die Herausforderungen und Feinheiten ihrer Aufgaben am besten und kann daher eine genauere und realistischere Einschätzung abgeben.
Vorteile der Selbstschätzung des Aufwands
Die Selbstschätzung durch die ausführende Person hat viele Vorteile. Erstens wird die Einschätzung wahrscheinlich genauer sein, da niemand besser als die Person selbst weiß, wie lange sie für eine bestimmte Aufgabe benötigt. Dies führt zu einer effizienteren Planung und verringert das Risiko von Projektverzögerungen.
Ein weiterer Vorteil der Aufwandseinschätzung durch die ausführende Person ist die Flexibilität. Wenn unerwartete Hindernisse auftreten, kann die Person ihren Zeitplan anpassen. Dies ermöglicht es den Projektleitenden, sich auf andere wichtige Aspekte des Projekts zu konzentrieren.
Ein Schlüsselelement dieses Ansatzes ist das Vertrauen. Die Teammitglieder müssen sich sicher fühlen, ihre eigenen Schätzungen abzugeben, ohne Angst vor negativen Konsequenzen haben zu müssen.
Die Selbstschätzung fördert zudem die Eigenverantwortung und das Zugehörigkeitsgefühl des Teams. In der agilen Welt ist es üblich, als Team über Schätzungen zu diskutieren und gemeinsam Entscheidungen zu treffen. Dieser Ansatz kann auch in klassisch arbeitenden Projektteams nützlich sein.
Methoden und Techniken der Aufwandsabschätzung
Es gibt verschiedene Techniken zur Aufwandsabschätzung, von denen einige speziell für agile Teams entwickelt wurden (wie etwa relative Größeneinordnungen der Arbeit zueinander), während andere eher in klassischeren Herangehensweisen eingesetzt werden können. Einige solcher klassischer Techniken sind Expertenschätzung, Analogieschätzung und parametrische Schätzung.
Tools wie JIRA und Trello bieten Funktionen zur Unterstützung der Aufwandsabschätzung. Die eingesetzten Techniken und Tools mit dem Team zu besprechen, kann helfen, die mögliche Scheu vor der Aufwandsabschätzung zu nehmen, so dass es immer routinierter abläuft.
Die Rolle der kontinuierlichen Verbesserung
Kontinuierliche Verbesserung ist auch bei der Aufwandsabschätzung ein wichtiger Faktor. Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Schätzmethoden können Teams ihre Genauigkeit und Effizienz laufend verbessern. Dabei geht nicht nur darum, die Methoden der Aufwandsabschätzung selbst zu überprüfen. Es geht auch darum, den gesamten Prozess, von der Kommunikation über die Zusammenarbeit bis hin zur Ausführung, ständig zu hinterfragen und zu optimieren.
Dies setzt eine Teamkultur der kontinuierlichen Verbesserung voraus. Ein solches Umfeld fördert die Offenheit für Feedback, ermutigt Teammitglieder, neue Ideen und Ansätze vorzuschlagen, und schafft einen sicheren Raum, in dem Fehler als Lernmöglichkeiten und nicht als Versagen gesehen werden. Es werden regelmäßige Retrospektiven oder Feedback-Sitzungen abgehalten, in denen das Team gemeinsam reflektiert, was gut gelaufen ist und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Ein solcher iterativer Ansatz stellt sicher, dass das Team stets auf dem neuesten Stand ist und sich an veränderte Bedingungen anpassen kann, um so die Arbeitsleistung zu optimieren.
Fazit
Aufwandsabschätzungen – sofern sie stimmig sind und gewissenhaft vorgenommen werden – sind ein kritischer Faktor für den Erfolg eines Projekts. Die Möglichkeit, dass jene, die die Arbeit ausführen, ihren eigenen Aufwand zu schätzen, kann die Genauigkeit und Effizienz Eurer Projekte entscheidend verbessern.
