Wie kann ein Kanban-Board in klassisch arbeitenden Projektteams eingeführt werden?
Viele Agile Arbeitsweisen, können auch in einem klassisch arbeitenden Projektteam sofort umgesetzt werden, ohne ein Framework oder ähnliches einzuführen. Ein Beispiel dafür ist der Einsatz eines Kanban-Board.
Was ist ein Kanban-Board?
Ein Kanban-Bord ist ein visuelles Hilfsmittel, das Projektteams bei der Organisation und Verwaltung ihrer Arbeit unterstützen kann. Es ist besonders nützlich für Teams, die agile Methoden anwenden, da es die Möglichkeit bietet, den Fortschritt zu verfolgen und Engpässe im Arbeitsablauf zu erkennen. Die Einführung eines Kanban-Boards für die tägliche Zusammenarbeit kann ein erster Schritt zu agilerem Arbeiten sein.
Was sind die Vorteile eines Kanban-Boards?
Ein Kanban-Board bietet eine Vielzahl von Vorteilen für agile und klassische Projektteams. Zunächst einmal kann es dabei helfen, den Überblick über den Arbeitsfortschritt zu behalten. Jedes Teammitglied kann jederzeit sehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche noch anstehen. Dies erleichtert die Planung und Koordination der Arbeit.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Probleme und Engpässe im Arbeitsablauf auf einfache Art und Weise erkannt werden können. Zum Beispiel kann eine Stau-Situation in einer bestimmten Spalte auf eine Überlastung oder ein Zeitproblem hinweisen, das behoben werden muss.
Auch die Zusammenarbeit im Team wird verbessert. Da jedes Teammitglied den Arbeitsfortschritt sieht, kann es leichter entscheiden, welche Aufgaben als nächstes angegangen werden sollten. Dies führt zu einer effektiveren Nutzung der Zeit und Ressourcen.
Schließlich kann die Verwendung eines Kanban-Boards einen positiven Einfluss auf die Motivation und das Engagement des Teams haben. Da jedes Teammitglied sieht, welche Fortschritte erzielt werden, kann es sich besser auf die Ziele des Projekts konzentrieren und seine Arbeit mit größerer Motivation ausführen.
Tipps für die erfolgreiche Einführung eines Kanban-Board
Auswahl des geeigneten Tools
Es gibt sowohl physische Kanban-Boards als auch digitale Tools wie Jira, Trello, Asana oder Monday. Stelle sicher, dass das gewählte Board oder Tool für alle Teammitglieder zugänglich ist.
Erklärung des Zwecks
Erkläre den Zweck des Boards auf eine Art und Weise, dass es von allen Teammitgliedern verstanden wird. Verwende Beispiele, wie andere Teams Kanban-Boards erfolgreich einsetzen, um ihre Produktivität zu steigern.
Definition des Arbeitsablaufs
Definiere den Arbeitsablauf durch die Erstellung von Spalten auf dem Board, die jede Phase des Prozesses darstellen. Die häufigsten Spalten sind: „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Es empfiehlt sich, den aktuellen Prozess abzubilden und diesen erst später gemeinsam mit dem Team zu verbessern.
Darstellung jeder Aufgabe
Jede Aufgabe sollte durch eine Karte auf dem Board dargestellt werden. Diese Karte sollte wichtige Informationen wie eine kurze Beschreibung der Aufgabe, den verantwortlichen Mitarbeiter und relevante Fälligkeitstermine enthalten.
Nutzung des Kanban-Board
Ermutige das Team, das Kanban-Board regelmäßig zu nutzen, um den Fortschritt zu verfolgen und Aufgaben in die verschiedenen Spalten zu verschieben. Dies hilft allen, den Überblick über ihre Arbeit zu behalten und Probleme zu erkennen, die behandelt werden müssen. Eine regelmäßige Nutzung des Boards ermöglicht auch eine bessere Koordination und Verbindung mehrerer Teams, die sonst eher unabhängig voneinander arbeiten.
Regelmäßige Überprüfung und Verbesserung
Es ist wichtig, dass das Kanban-Board nachhaltig etabliert und genutzt wird. Daher sollte am Anfang der bereits vom Team gelebte Prozess abgebildet werden. Wenn der Start erfolgreich war, kann der Prozess kontinuierlich verbessert werden. Es hat sich bewährt, sich regelmäßig vor dem Board zu treffen, den Arbeitsfortschritt gemeinsam zu betrachten, Hindernisse zu besprechen und benötigte Unterstützung zu erörtern. Dies kann in Synchronisationsrunden oder extra dafür geschaffenen Meetings geschehen. Dies schafft den ersten Schritt zu mehr Transparenz und hat häufig eine sehr positive Auswirkung auf alle Beteiligten.
Fazit: Ein Kanban-Board kann ein wertvolles Werkzeug für Projektteams sein, das die Organisation und Verwaltung der Arbeit erleichtern kann. Es bietet eine sichtbare Darstellung des Arbeitsfortschritts, erleichtert die Zusammenarbeit im Team und kann zu einer besseren Motivation und einem höheren Engagement beitragen. Um das volle Potenzial des Kanban-Boards auszuschöpfen, ist es wichtig, es regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern.
Insgesamt kann die Einführung eines Kanban-Boards in klassisch arbeitenden Projektteams ein großer Schritt zu einem agilen Arbeitsstil und einer besseren Zusammenarbeit im Team sein. Warum also nicht den ersten Schritt machen und ein Kanban-Board einführen?
