Regelmäßige Synchronisationsrunden: Ein Schlüssel zur Stärkung der Teamkultur und -produktivität

Weiß in Deinem Team jeder, woran der andere gerade arbeitet? Also: was der Kollege am Schreibtisch gegenüber (oder im Homeoffice) gerade tut? Oder welches Projekt die Kollegin aus der Marketingabteilung gerade vorantreibt? In vielen Unternehmen könnte die Antwort darauf ein unsicheres Schulterzucken oder gar ein “Nein” sein. Die bewusste Etablierung regelmäßiger Synchronisationsrunden kann hier aushelfen.

In klassisch strukturierten Teams liegt der Fokus häufig auf der Einzelleistung. Der Arbeitstag beginnt, die ToDo-Liste wird abgearbeitet, und die wenigsten wissen tatsächlich, welchen Beitrag die einzelnen Teammitglieder zum Gesamtprojekt leisten. Das kann nicht nur zu Überschneidungen und doppeltem Arbeitsaufwand führen, sondern birgt auch das Risiko, das große Ganze aus den Augen zu verlieren.

Ein produktives Team ist nicht nur eine Gruppe von Individuen, die nebeneinander arbeiten. Es ist eine Gemeinschaft von Menschen, die ihre Arbeitsabläufe synchronisiert, sich regelmäßig austauscht und zusammen an einem Strang zieht, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

Die Bedeutung regelmäßiger Synchronisation

Das Konzept von regelmäßigen Statusmeetings ist bereits aus der agilen Welt bekannt, wo es als „Daily Scrum“ bezeichnet wird, aber auch in klassischen Teams ist es sinnvoll, solche oder ähnliche Synchronisationsrunden einzuführen.

Die Frequenz dieser Austausche kann täglich oder wöchentlich sein, abhängig von der jeweiligen Situation. Dabei gilt: Je häufiger, desto effektiver und effizienter sollte es ablaufen, damit dennoch genügend Zeit zum Arbeiten bleibt.

Agile Teams treffen sich jeden Tag, für einen kurzen Austausch, um so ihre Arbeitszyklen im Zeitplan abzuschließen. Auch in klassisch arbeitenden Teams ist diese Vorgehensweise möglich, jedoch sollte gemeinsam entschieden werden, ob dies sinnvoll ist und ob alle Mitarbeitenden täglich zur Verfügung stehen.

Sollten die Synchronisationsrunden täglich stattfinden, gelten folgende Regeln: 

• Halte das Meeting möglichst kurz. In Scrum Teams finden Dailys häufig im Stehen statt, um zu vermeiden, dass sie sich sehr in die Länge ziehen
• Bespreche alle wichtigen Punkte mit einer guten Struktur. Dazu gehört es auch, jede*n zu Wort kommen zu lassen, der etwas Wichtiges zu sagen hat
• Ergeben sich Themen, die eine längere Diskussionen erfordern, werden diese in ein separates Meeting mit nur den jeweils Betreffenden ausgelagert.

Die Praxis in agilen Teams

Ein Beispiel aus der Praxis: Scrum-Teams synchronisieren sich nur 15 Minuten lang, aber eben täglich. In Kanban ist es meist ähnlich. Die Teams versammeln sich jeden Tag etwa um ihr Aufgaben-Board, um gemeinsam auf die Tagesplanung und mögliche Hindernisse und Unterstützungsbedarfe einzelner zu schauen. Solche Treffen dienen nicht nur dem Informationsaustausch, sondern auch dazu, die Teamkultur zu fördern und mögliche Synergien zu finden.

Auch wenn in deinem Team nicht mit Scrum oder Kanban gearbeitet wird, kann also ein regelmäßiger Austausch zu diesen positiven Effekten führen.

Leitlinien für effektive Synchronisationsrunden

Um sicherzustellen, dass die regelmäßigen Treffen produktiv und wertvoll sind, gibt es einige wichtige Faktoren zu beachten.

1:  Lege einen festen Termin, Zeitrahmen und Ort fest. Diese sollten jeden Tag oder jede Woche gleich sein, sodass der Termin zu einer festen Einrichtung im Team wird und niemand lange nachdenken muss, wann, wer wohin muss. So wird keine Zeit mit Terminabstimmungen verloren.

2. Definiere einen klaren Ablauf. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Austauschrunden in einem Team durchzuführen. Beginnen kann man zum Beispiel mit einem kurzen Check-in, wie es jedem gerade geht. Dann folgt ein Update darüber, woran gerade gearbeitet wird und wo mögliche Probleme liegen. Damit dieser Teil nicht zu einer immer gleichen Routine übergeht, können Teammitglieder Fragen beantworten wie “Was habe ich gestern erreicht, auf das ich stolz bin? Was muss heute passieren, damit ich am Abend das Gefühl habe, es war ein erfolgreicher Arbeitstag?” Behaltet hierbei immer die Uhr im Blick, damit dieser Austausch nicht zu lange dauert.

Wenn Themen aufkommen, die mehr Zeit benötigen und/oder nicht alle am Meeting teilnehmenden Personen betreffen, werden Folgetermine vereinbart. Das Austauschmeeting dient nicht dazu, größere Themen zu diskutieren. Auch für Small Talk und vertieftes Teambuilding sollte es separate Möglichkeiten geben.

Vorsicht vor der „Meeting-Hölle“

Zu guter Letzt noch ein paar Grundregeln: Der Teilnehmerkreis und die Agenda sollten gut definiert und der Zeiteinsatz aller effizient sein. Austauschtermine sollten nicht in eine Art „Meeting-Hölle“ für einzelne oder alle Beteiligten werden. Ziel ist es, die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und nicht, die Mitarbeitenden mit sich endlos anfühlenden Meetings zu belasten. Ein paar hilfreiche Tipps dafür gibt es in Seth Godins Checkliste. Wenn die Meetings zu viel werden, kann auf Vertreterregelungen gesetzt werden (dann gilt es allerdings, mögliche Effekte des “Stille-Post”-Prinzips zu berücksichtigen).

Fazit

In der heutigen, vernetzten Arbeitswelt ist eine effektive Teamarbeit unerlässlich. Durch regelmäßige, gut strukturierte und bewusst einberufene Synchronisationsrunden können Teams besser zusammenarbeiten, ihre Produktivität steigern und eine stärkere Teamkultur aufbauen.