Klassisch vs. Agil: Projektstrukturplan, Pflichtenheft oder Product Backlog

Die Auswahl der passenden Methoden und Ansätze sind für jedes Projekt unterschiedlich. In dieser Blogartikelserie betrachten wir verschiedene Methoden des klassischen und agilen Projektmanagements, um deren Unterschiede und Gemeinsamkeiten zu verdeutlichen.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf den klassischen Projektstrukturplan und das Pflichtenheft im Vergleich zum agilen Product Backlog. Diese Werkzeuge sind zentral für die Planung und Durchführung von Projekten, allerdings unterscheiden sich ihre Funktionen und Anwendungen grundlegend.

Der klassische Projektstrukturplan und das Pflichtenheft

Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein Kernelement im klassischen Projektmanagement. Hier werden alle Aufgaben eines Projekts hierarchisch dargestellt. Die Gesamtaufgabe wird in Teilaufgaben gegliedert. Diese Darstellung erfolgt häufig in Form eines Baumdiagramms. Alternativ sind auch Listendarstellungen oft anzutreffen Der PSP ermöglicht eine klare Visualisierung des Projektziels und dient als Grundlage für die Planung von Ressourcen, Zeit und Kosten.

Ein Pflichtenheft ergänzt den PSP, indem es detaillierte Anforderungen, Spezifikationen und Leistungskriterien für das Projekt oder Produkt definiert. Es dient als vertragliche Grundlage zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und legt fest, was genau zu liefern ist.

Vorteile

• Struktur und Übersichtlichkeit: Der PSP bietet eine klare Struktur, die eine effektive Planung und Steuerung des Projekts erleichtert.
• Detaillierte Anforderungsdefinition: Das Pflichtenheft definiert präzise, was erarbeitet und geliefert werden muss, was Missverständnisse reduziert.

Grenzen

• Inflexibilität: Änderungen in den Anforderungen können zu aufwändigen Anpassungsprozessen führen.
• Fokus auf Dokumentation: Die detaillierte Ausarbeitung von PSP und Pflichtenheft kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die möglicherweise in der Projektumsetzung fehlt.

Das agile Pendant: Product Backlog

Im Gegensatz zu den starren Strukturen des klassischen Projektmanagements bietet das agile Product Backlog eine flexible und dynamische Liste von Anforderungen. Das Backlog enthält alle Features, Funktionen, Technologien, Verbesserungen und Bugfixes, die potenziell Teil des Endprodukts sind. Ein agiles Team nutzt das Backlog, um die Inhalte der nächsten Sprints zu planen und zu priorisieren.  

Es wird kontinuierlich priorisiert und angepasst, basierend auf dem Feedback von Kunden oder der Entwicklung des Projekts.

Die regelmäßige Pflege des Backlogs ist eine wichtige Aufgabe des Product Owners. Zur Darstellung gibt es spezielle Software Tools, man kann aber auch mit Excel oder physischen Karten arbeiten. 

Das projektübergreifenden Product Backlog enthält alle Arbeitspakete, die dann jeweils nach Abstimmung in den aktuellen Sprint Backlog wandern. 

Vorteile

• Flexibilität: Das Product Backlog ermöglicht eine schnelle Anpassung an Veränderungen oder neue Erkenntnisse. So kann schneller auf Änderungen am Markt oder Produkt reagiert werden.
• Fokus auf Kundennutzen: Durch regelmäßige Reviews und Anpassungen stellt das Backlog sicher, dass das Team stets an den wichtigsten Aufgaben arbeitet.
• Kommunikationsförderung: die regelmäßige Aktualisierung des Backlogs fördert die Teamkommunikation und Zusammenarbeit.

Grenzen

• Weniger detaillierte Vorausplanung: Dies kann in einigen Projektkontexten, insbesondere in streng regulierten Branchen, eine Herausforderung darstellen.
• Kontinuierliche Pflege erforderlich: Das Backlog muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, was Ressourcen bindet.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Egal ob klassische oder agile Werkzeuge  – das Ziel ist es, ein Projekt strukturiert und effizient zu planen und durchzuführen. Der Hauptunterschied liegt in der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Ansatzes. Während der Projektstrukturplan und das Pflichtenheft eine feste Planungsgrundlage bieten, ermöglicht das Product Backlog eine kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Anforderungen.

Fazit

Die Wahl zwischen einem klassischen Ansatz mit einem Projektstrukturplan und einem Pflichtenheft oder dem agilen Ansatz mit einem Product Backlog hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art des Projekts, der Branche und der Unternehmenskultur. Während klassische Methoden in stabilen Umgebungen mit klaren Anforderungen Vorteile bieten können, eignen sich agile Methoden besonders für dynamische Projekte mit unvorhersehbaren Veränderungen.