Wenn wir mit der Planung eines Projekts starten, ist eine der wichtigsten Entscheidungen zu Beginn, welche Planungsmethodik wir wählen.
In diesem Artikel werden wir einen Vergleich zwischen der klassischen Terminplanung und dem agilen Ansatz des iterativen Vorgehens – im Rahmenwerk namens “Scrum” auch bekannt als Arbeit in Sprints – vornehmen.
Welche dieser Ansätze am besten zu Deinem Projekt passt, ist von vielen Faktoren abhängig. Als Projektmanager:in oder Produktverantwortliche:r solltest Du jedoch verschiedene Ansätze und Methoden kennen.
Klassische Terminplanung
Im klassischen Projektmanagement ist der Terminplan ein zentrales Element. Dieser Plan legt genau fest, wann und in welcher Reihenfolge die einzelnen Projektaufgaben ausgeführt werden sollen. Er ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass alle Projektziele termingerecht erreicht werden und Ressourcen (also etwa Arbeitsmittel, Materialien, Zeit, aber auch die Arbeitskraft von Personen) effizient zugewiesen werden können.
Das zeichnet die klassische Terminplanung aus:
- Festgelegte Meilensteine: Jeder wichtige Abschnitt des Projekts wird durch klar definierte Meilensteine markiert, die erreicht werden müssen.
- Detaillierte Deadlines: Der Terminplan umfasst Start- und Enddaten für jede Aufgabe und ordnet ihnen spezifische Teammitgliedern zu.
- Vorhersehbarkeit und Struktur: Der Plan bietet eine solide Struktur und Vorhersehbarkeit.
Vorteile der klassischen Terminplanung
- Klarheit und Ordnung: Ein detaillierter Terminplan bietet eine klare Struktur und festgelegte Fristen, die helfen, das Projekt auf Kurs zu halten.
- Vorhersagbarkeit: Projekte, die stark von festen Budgets und Zeitplänen abhängen, profitieren von der Vorhersehbarkeit, die ein detaillierter Terminplan bietet.
- Effiziente Ressourcennutzung: Durch genaue Zeitpläne können Ressourcen effektiv geplant und zugewiesen werden, wodurch Überbuchungen und Leerlaufzeiten vermieden werden.
Herausforderungen der klassischen Terminplanung
- Inflexibilität: Änderungen in den Projektanforderungen können schwer zu integrieren sein, ohne den gesamten Plan zu stören. Dies kann besonders in dynamischen Projekten zu Verzögerungen und Mehraufwand führen.
- Übermäßiger Fokus auf Termine: Die starre Einhaltung des Zeitplans kann dazu führen, dass die Qualität der Arbeit oder das Endergebnis zugunsten der Einhaltung von Fristen kompromittiert wird.
- Widerstand gegen Änderungen: Ein detaillierter Plan kann das Team davon abhalten, auf neue Chancen oder notwendige Anpassungen flexibel zu reagieren, was letztlich die Innovation einschränken kann.
Agile Methodik: Iteratives Vorgehen / Arbeit in Sprints
Im Gegensatz zur klassischen Terminplanung ermöglicht die agile Methode ein flexibleres und dynamischeres Vorgehen. Arbeiten in Sprints, eine Kernkomponente der Vorgehensweise von Scrum-Teams, unterteilt das Vorhaben hierfür in kleinere, überschaubare Iterationen, die jeweils einen festgelegten und möglichst immer gleichen Zeitraum umfassen (meist 1-3 oder maximal 4 Wochen).
Charakteristika des iterativen Vorgehens:
- Kurze Feedback-Zyklen: Jeder Sprint endet mit einer Überprüfung des Erreichten und einem Feedback der Stakeholder, das unmittelbar in den nächsten Sprint einfließen kann.
- Anpassungsfähigkeit: Änderungen im Projektumfang oder in den Anforderungen können schnell integriert werden, was eine hohe Flexibilität gewährleistet.
- Kontinuierliche Verbesserung: Durch regelmäßige Retrospektiven zu jedem Sprintende strebt das Team danach, seine Arbeitsweise ständig zu verbessern und effizienter zu gestalten.
Vorteile der agilen Arbeit in Sprints
- Flexibilität: Veränderte Kundenwünsche können schneller umgesetzt werden. Außerdem ist eine schnelle Anpassung an neue Marktbedingungen möglich.
- Erhöhte Transparenz: Durch regelmäßige Updates und Demos fühlen sich die Stakeholder integriert und das Vorhaben hat eine höhere Transparenz.
- Stärkere Teamdynamik: Die enge Zusammenarbeit und Selbstverwaltung fördern ein starkes Teamgefühl und eine hohe Motivation der Beteiligten.
Herausforderungen des iterativen Vorgehens
- Weniger Vorhersehbarkeit: Die Flexibilität kann zu einer gewissen Unsicherheit besonders auf Stakeholder-Seite hinsichtlich des Endprodukts führen.
- Kontinuierliche Stakeholder-Einbindung: Diese Herangehensweise erfordert ein hohes Maß an Engagement und regelmäßige Kommunikation mit allen Beteiligten. Stakeholder müssen folglich bereit sein, sich häufig aktiv mit ihrem Feedback einzubringen.
- Risiko der Zielverschiebung: Agile Ansätze brauchen eine klare Vision – ohne diese kann der Fokus vom eigentlichen Projektziel abweichen.
Fazit: Wann sollte ich nun welche Methode wählen?
Die Entscheidung zwischen klassischer Terminplanung und agilem iterativem Vorgehen hängt stark von der Projektart, der Unternehmenskultur und den spezifischen Anforderungen ab. Traditionelle Methoden eignen sich besser für Projekte, bei denen Stabilität und vorhersehbare Ergebnisse sowohl möglich als auch wichtig sind, während agile Methoden für dynamische Projekte in sich schnell ändernden, komplexen Umgebungen, wo schnelles Hinzulernen essenziell ist, gemacht sind.
